Is team Communicatie verantwoordelijk voor digitale toegankelijkheid?
Beste lezer,
De verantwoordelijkheid voor digitale toegankelijkheid blijft de gemoederen bezig houden binnen teams Communicatie. De collega’s die zich bezighouden met online spannen zich tot het uiterste in om te voldoen aan de wettelijke verplichting. Dat valt niet mee, zeker niet als er allerlei content wordt aangeleverd die niet aan de eisen voldoet. Dat gebeurt niet alleen door externen en collega’s vanuit de vakafdelingen, maar ook door de eigen collega’s van Communicatie. Het leidt soms tot verhitte discussies, zeker als dat ene ontoegankelijke document toch écht direct op de website moet of die niet ondertitelde video nú op Facebook moet.
Soms lijkt het streven naar digitale toegankelijkheid op het trekken aan een dood paard, omdat ‘niemand in de organisatie’ op de hoogte is van de eisen of zich daar aan houdt. Als er dan ook nog eens websites en apps worden gelanceerd buiten Communicatie om die niet toegankelijk zijn, dan is de frustratie compleet.
Ziehier het niet zo rooskleurige beeld dat ik aantref bij het gemiddelde team Communicatie (ik hoop dat het in jouw organisatie beter gaat, trouwens!).
Maar hoe zit het nou met die verantwoordelijkheid?
Die vraag is op zich eenvoudig te beantwoorden, als je de verschillende verantwoordelijkheden goed uit elkaar houdt. En als je je bewust bent welke aap je als team Communicatie op je schouder neemt - en of die daar wel hoort? Deze drie vragen helpen je om dat te bepalen:
Ben je eigenaar van het online kanaal (een website, een app, social media of het Intranet)? Zo ja: dan ben je verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid van het kanaal.
Ben je de producent of leverancier van content voor een online kanaal? Zo ja: dan ben je verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid daarvan.
Ben je de beheerder van digitale toegankelijkheid als wettelijk verplichte organisatiestandaard? Zo ja: dan ben je aanspreekbaar op de digitale toegankelijkheid van alle online kanalen en content die door de organisatie wordt aangeschaft, geproduceerd en gepubliceerd.
Het is dus simpel: als team Communicatie ben je verantwoordelijk voor de digitale toegankelijkheid van de online kanalen waarvan je eigenaar bent en voor de digitale toegankelijkheid van de content die je daarvoor produceert of laat produceren.
En nu komt het: veel teams Communicatie voelen zich daarnaast verantwoordelijk voor alle niet-toegankelijke kanalen en content die worden geproduceerd en gepubliceerd. Wordt er door collega’s of externen ontoegankelijke content aangeleverd voor de website of social media? Lanceert een projectorganisatie een website of een app die niet voldoet? Communicatie gaat ervoor liggen (of probeert dat in ieder geval) …
Ben je de beheerder van de standaard?
Loffelijk, maar niet altijd juist. Dat kun je namelijk alleen doen als je formeel de rol hebt om digitale toegankelijkheid als wettelijk verplichte organisatiestandaard te beheren. Deze rol noemen we compliance. Sommige afdelingen hebben dat belegd bij een specifieke afdeling of functionaris - en dan is Juridische Zaken een goede kandidaat.
Stel dat deze verantwoordelijkheid specifiek voor digitale toegankelijkheid wél bij team Communicatie wordt belegd, dan hoort daar ook de nodige zeggenschap met bijbehorende capaciteit en budget bij. Je hebt dan ook de plicht de verantwoordelijke bestuurder te informeren over de naleving van de standaard en die kan van de organisatie vragen om actie te ondernemen. De rol van beheerder is precies wat volgens mij nergens goed is geregeld (als dat in jouw organisatie wel zo is, dan hoor ik het graag!).
Kortom: stop met (onderling) het conflict aangaan, zoek samen uit wie de beheerder van de standaard zou moeten zijn en regel dat formeel met directie en de verantwoordelijke bestuurder. Wordt het niet geregeld? Dan is team Communicatie dat in ieder geval niet … Scheelt weer een hoop werk en frustratie ;-)
Wil je meer weten over digitale toegankelijkheid? Eerder dit jaar publiceerde ik een special van deze nieuwsbrief, met daarin onder andere aandacht voor de stand van zaken, wetgeving, feiten en cijfers en de organisatie van digitale toegankelijkheid.
Hartelijke groeten,
Renata