Tips voor het maken van een managementrapportage van team Communicatie
Beste lezer,
Steeds vaker hoor ik mezelf als antwoord op een vraag zeggen: “Daar kun je nu de managementrapportage voor gebruiken!”
Want … wat doe je bijvoorbeeld als:
Een crisis of issue onverwacht heel veel tijd in beslag neemt?
Voor management en bestuur onvoldoende zichtbaar is waar team Communicatie zich voor inzet?
Je tijd tekort komt om tegemoet te komen aan alle vragen voor advies en ondersteuning?
Tot mijn verbazing maken teams Communicatie bijna nooit een managementrapportage om inzicht in dit soort dingen te krijgen en de nodige besluitvorming te organiseren. Mijn advies is om dat drie tot vier keer per jaar wél te doen.
In de managementrapportage geef je inzicht in de tijdsbesteding van team Communicatie. Neem daarin de bijzonderheden op, bijvoorbeeld:
Hoeveel tijd is besteed aan issues en crises en is dat meer of minder dan normaal?
Welke communicatieprioriteiten lopen ‘op schema’ en welke niet?
Lopen er projecten die veel aandacht vragen? Denk bijvoorbeeld aan de ontwikkeling van een kanaalstrategie of het doorontwikkelen van het intranet.
Was het team op normale sterkte – of was er (tijdelijk) minder capaciteit door vakantie, ziekte of andere oorzaken?
Als je aan bepaalde zaken meer tijd kwijt was dan ervoor was gereserveerd, zijn er dan zaken in de knel gekomen? Zo ja, welke? En komt daar een vraag uit voort aan bestuur en/of management? Bijvoorbeeld voor extra inhuur of het aanscherpen van de communicatieprioriteiten?
Maak van de managementrapportage geen lang verhaal, maar liever een korte en aansprekende presentatie. Zorg in ieder geval voor een ‘warme overdracht’. Je stuurt de rapportage dus niet ter kennisgeving, maar agendeert deze ter bespreking met bestuur en management. In de bespreking met het college ligt de focus vooral op de inhoud en de politieke besluitvorming. In de bespreking met het management kun je het accent meer leggen op eventuele organisatorische knelpunten en uitdagingen.
Ik ben benieuwd of jouw team al regelmatig een managementrapportage maakt? Wat zijn jouw ervaringen en tips? Goede voorbeelden zijn ook welkom!
Hartelijke groeten,
Renata