Usual suspects of betrokken inwoners? NIMBY's of ROHAC's?

Beste lezer,

Dit jaar lijkt het ‘jaar van participatie’ te worden voor Communicatie. Een verplicht nummer als de Omgevingswet van kracht wordt in 2023 (zou het er eindelijk van gaan komen?). Maar ook steeds meer het toverstafje om de groeiende kloof tussen overheid en samenleving te dichten. Ik verwacht dat in heel wat van de nieuwe coalitieakkoorden mooie voornemens staan om samen met inwoners, ondernemers en organisaties aan de slag te gaan.

Dat zal ook wel moeten, want de overheid staat voor grote opgaven. Opgaven die grote impact hebben op inwoners. Denk alleen al aan de energietransitie: waar moeten al die windmolens en zonneparken komen? Of aan de opgave om ruimte maken voor wonen. Iedereen wil fijn wonen, maar ga je bouwen in het groen of in de stad? En hoe vind je in de stad ruimte voor wonen én groen? Wat vinden inwoners daar allemaal van?

“Er wordt al angstig gesproken over de NIMBY 3.0: de hoogopgeleide, goed geïnformeerde en veel tijd bezittende mens die alles uit de kast zal halen om uit puur eigenbelang de urgente opgaven waar ons land voor staat te torpederen”, zegt Frans Soeterbroek daarover in zijn nieuwste blog op De ruimtemaker. En tegelijkertijd geeft hij aan waarom het tegenwicht van inwoners zo belangrijk is: “Vanuit democratisch oogpunt en vanuit de zorg voor een veilige, gezonde en prettige leefomgeving (vastgelegd in de grondwet en de omgevingswet) kunnen we niet zonder bewoners die niet zomaar alles wat op ze afkomt accepteren. En de verhoudingen zijn al behoorlijk scheefgetrokken omdat het burgers nauwelijks lukt plannen van overheid en markt echt bij te sturen, hooguit te vertragen.”

Soeterbroek signaleert dat de participatiecultuur van de overheid zelf een grote NIMBY-kweekvijver is: “In onderzoeken van rekenkamers, ombudsmannen, media en gemeenteraden naar de lokale participatiepraktijk kom je altijd varianten tegen op de volgende analyse: mensen zijn te laat betrokken, de informatievoorziening was slecht, er werd alleen maar ruimte geboden om over inpassing en marginale aanpassingen te praten en het is volstrekt onhelder wat er met de inbreng van bewoners gebeurt.” Dit beeld kwam ook naar voren in onderzoek dat ik eind vorig jaar deed met Aart Paardekooper: “Inwoners worden te weinig betrokken bij nieuwe plannen binnen hun gemeente.”

Soeterbroek eindigt zijn scherpe analyse met een hartekreet die ik van harte ondersteun: “Wijken zitten vol met vindingrijke, redelijke en gulle mensen die echt wel breder kijken dan hun achtertuin diep is, maar we hebben echt verleerd die kwaliteiten aan te boren. Laten we om te beginnen dat denigrerende begrip NIMBY bij het grof vuil zetten en de burgers van dit land aanspreken op wat ze wel blijken te doen en te zijn: opkomen voor hun leefomgeving en onze gemeenschappen. De ROHAC dus: ‘Respect Our Habitat and Communities’.”

Ben je geïnteresseerd in dit onderwerp? Luister dan ook eens naar deze podcast over de ‘usual suspects’ en waarom we deze term nooit meer mogen gebruiken. Ik ging hierover in gesprek met Marije van den Berg, Christine Bleijenberg, Thijs van Mierlo en Pascale Georgopoulou. Je kunt ook het (korte) verslag hierover lezen van Thijs of de column van Pascale. Alweer uit 2019, maar nog steeds actueel …

Hartelijke groeten,

Renata

Werken aan vertrouwen of betrouwbaar zijn?

Beste lezer,

Het was weer zo'n week dat de moed je zo maar in de schoenen zou kunnen zinken. Het NRC heeft eens goed uitgezocht hoe het nu met die ic-bedden is gegaan tijdens de coronacrisis (niet zo ok dus). In de Tweede Kamer ontliep de VVD het debat over de toeslagenaffaire door op dat moment te kiezen voor een maidenspeech door Ruud Verkuijlen (en het was weer een ‘inschattingsfoutje’). In Ter Apel ontstaan mensonterende toestanden door gebrek aan opvangplekken voor vluchtelingen (en dat zagen de betrokken partijen allang aankomen).

Ondertussen merk ik dat ‘vertrouwen tussen overheid en samenleving’ hoog op de agenda staat bij overheidsorganisaties. Ambtenaren maken zich oprecht zorgen over de groeiende maatschappelijke onrust en polarisatie. Ze doen hun werk met de allerbeste intenties, maar voelen zich ook vaak machteloos. Ze vragen zich af: wat kunnen wij doen om vertrouwen te herstellen?

Het allerbelangrijkste is: vertrouwen verdien je door betrouwbaar te zijn. De overheid moet als eerste zorgen dat ze de goede dingen doet. Ook de Nationale Ombudsman benadrukte dat maar weer eens in zijn jaarverslag 2021 ‘De burger kan niet wachten’, dat afgelopen week verscheen:

Meer vertrouwen in de overheid begint met een overheid die zich betrouwbaar toont, behoorlijk handelt en het burgerperspectief centraal stelt. En die fundamentele rechten van volwassenen en kinderen beschermt. De overheid moet allereerst het werk goed doen. “Steeds vaker horen we dat de overheid dan meer maatwerk moet bieden. Maar maatwerk is geen oplossing voor slecht beleid. Het verhult dat het in de basis niet goed zit, terwijl dát moet worden aangepakt.”

Wij kunnen als communicatieprofessionals bestuurders en vakcollega’s onder andere helpen door goed de omgeving in beeld te brengen. Wat is belangrijk voor inwoners en ondernemers? Wat verwachten zij van de overheid, wat hebben ze nodig, wat vinden ze van wat ze krijgen, wie lopen vast?

We moeten echt van 90% zenden naar 80% luisteren, zoals Betteke van Ruler jaren geleden al zei. En natuurlijk is dat niet alleen de opdracht aan Communicatie, dit geldt voor de hele overheid. Maar wij kunnen daar wel het voortouw in nemen.

Dagelijkse mediamonitoring is daarvoor niet genoeg. We moeten echt aan de bak met het maken van omgevingsanalyses en het doen van onderzoek rond de grote maatschappelijke opgaven. En daarmee kunnen we niet direct ‘het hele systeem’ veranderen. Maar wel het laaghangend fruit plukken, een hoop problemen voorkomen én de structurele weeffouten in het systeem naar boven halen en (hoog) op de agenda zetten.

Ik ben benieuwd of jouw team daar al mee bezig is?

Hartelijke groeten,

Renata

Vraag je je wel eens af: wil je als organisatie wel social media inzetten?

Beste lezer,

Hopelijk heb je een fijne vakantie gehad of in ieder geval genoten van het mooie weer? Ik heb een heerlijke week in Londen gehad en een weekje half gewerkt en half gezellige dingen gedaan.

In de laatste nieuwsbrief vroeg ik aan welke dingen je graag zou willen dat ik aandacht besteed. Een van de vragen die ik kreeg is:

Welke trends en ontwikkelingen zie je voor een nieuw te schrijven (gemeentelijk) social mediabeleid?

Dat zette me aan het denken. Want kijk je dan naar bijvoorbeeld de platformen die nu populair zijn? Gaat het om trends in content? Ontwikkelingen in webcare?

Of moet je eerst een aantal meer basale vragen stellen? Wil je als overheid bijvoorbeeld überhaupt op social media aanwezig zijn? En heb je wel een social mediabeleid nodig?

Dat inspireerde me om een artikel te gaan schrijven met overwegingen om te bespreken in jouw organisatie als je social media inzet. Dat is nog niet af, maar ik wil de eerste overweging graag alvast met je delen. Namelijk de cruciale vraag:

Wil je als overheidsorganisatie wel aanwezig zijn op social media?

De vraag óf je als overheidsorganisatie social media wel zou willen inzetten lijkt in de praktijk een achterhaalde vraag. Want elke overheidsorganisatie doet dat inmiddels in meerdere of mindere mate. Bijvoorbeeld bijna alle gemeenten zijn actief op Twitter en Facebook en een ruime meerderheid op Instagram en LinkedIn (bron: Waar staat je gemeente? van Jules Ernst).

Het is ook logisch dat overheidsorganisaties zich bewegen op social media, want je wilt daar zijn waar inwoners en ondernemers zijn. En die bezoeken de website alleen als ze echt iets nodig hebben en niet iedereen wil zich abonneren op een e-mailnieuwsbrief. Dus ja, vanuit dit perspectief is de keuze voor de inzet van social media logisch.

Maar … de andere kant van de medaille is dat een deel van de content die via deze platformen wordt verspreid polarisatie en destabilisatie in de hand werkt. Ik vind nog steeds dat je niet primair de platformen hiervan de schuld kunt geven. Want nepnieuws wordt door een bepaalde groep mensen bewust de wereld ingeslingerd. Net zoals het een persoon is die een trollenleger om zich heen verzamelt en dat op anderen afstuurt. Uiteindelijk bepalen mensen hoe ze tools gebruiken. Maar … dit wordt allemaal wel gefaciliteerd door het verdienmodel van de platformen (want ja, er moet geld worden verdiend in een private onderneming) en het gebrekkige toezicht. 

De vraag is dus: wil je als overheidsorganisatie dit (mede) mogelijk maken? Het is een cruciale vraag, die ik in de praktijk eigenlijk nooit gesteld zie worden. Als dat in jouw organisatie wel zo is, laat me dat dan vooral weten! Ik ben namelijk erg nieuwsgierig naar hoe het gesprek daarover is verlopen.

Het is geen gemakkelijke vraag om te beantwoorden. Want als je je terugtrekt van de grote platformen, dan mis je ook de kans om tegengeluid te laten horen en de sociale norm te benadrukken. En daarmee de kans om een groot stil midden - dat zich niet zo expliciet laat horen - te bereiken en betrekken. Daarnaast mis je de mogelijkheid om specifieke doelgroepen te attenderen op dienstverlening of inspraakmogelijkheden die juist voor hen van belang zijn. 

Ik heb geen kant-en-klaar-advies, ik ben er gewoon nog niet uit. Maar ik denk wel dat het tijd is deze overweging expliciet en misschien zelfs politiek te maken. Wat vindt het bestuur van de de gemeente, de provincie of het waterschap hier eigenlijk van?

En hou ondertussen goed in de gaten te hoe deze platformen, het eigenaarschap, wetgeving en toezicht zich ontwikkelen. Wat dat laatste betreft is de Europese Digital Services Act (DSA) - die uiterlijk op 1 januari 2024 van kracht wordt - een stap in de goede richting.

Ik ben echt heel erg benieuwd wat jij vindt van deze overweging. De moeite waard om aan de orde te stellen in je organisatie? Of echt een kansloze vraag, want je hebt als overheidsorganisatie social media gewoon nodig?

Laat je het aan me weten?

Hartelijke groeten,

Renata

Het NK Tegelwippen - en waarom ik het daar even met je over wil hebben

Beste lezer,

Deze week kwam in gesprekken met verschillende teams Communicatie twee keer het NK Tegelwippen voorbij . En daar wil ik het graag even met je over hebben.

Wat is het NK Tegelwippen?

Er is een heus ‘wipseizoen’ (sorry, ik heb de term niet bedacht …) van 31 maart t/m 31 oktober. Ruim 100 gemeenten doen dit jaar mee. Inwoners vervangen tegels door gras, bloemperken, bomen en geveltuinen. De gemeente met de hoogste ‘TPI’ wint de Gouden Schep en de gemeente met de meest gewipte tegels de Gouden Tegel. En er wordt maandelijks een ‘Wipper van de maand’ gekozen.

Waarom is er een NK Tegelwippen?

Allemaal superlollig natuurlijk, maar waarom wordt het NK Tegelwippen georganiseerd? Dat is - volgens de website - om Nederland meer klimaatbestendig, behaaglijker voor insecten en dieren, koeler op warme dagen én veel mooier te maken.

Niets op tegen, zou je zeggen. Dat is misschien ook zo. Maar het lijkt er ook op dat het middel een doel op zich is geworden. Ik hoor dat de volgende discussie wordt gevoerd: “Doen we dit jaar mee met het NK Tegelwippen of niet?”. En dat is tekenend voor een valkuil die we regelmatig tegenkomen bij Communicatie: de discussie gaat over het middel en daarbij raakt het doel uit het oog verloren. Bovendien krijg je er hit-and-run-communicatie van. Dan is er dit en dan is er dat: maar wat is het grotere, samenhangende verhaal?

Maak je hiermee maatschappelijk het meeste verschil?

Maar de belangrijkste vraag is of je met dit middel het meeste verschil maakt in het realiseren van de maatschappelijke opgave? Als het gaat om klimaatadaptatie en vergroenen van tuinen: wat zijn dan de maatregelen die de meeste zoden aan de dijk zetten? En hoe kan Communicatie daar - met de beperkt beschikbare capaciteit - het meest aan bijdragen?

Als dat het NK Tegelwippen is, dan is dat natuurlijk prima. Maar is in de communicatiestrategie voor klimaatadaptatie bewust gekozen voor de inzet van dit middel - en waarom? En wordt de impact ook gemeten? In de campagne wordt het aantal gewipte tegels geteld. Maar is dat de juiste maatstaf? Welk aandeel in de klimaatadaptatie heeft dit? Welke doelen stelt de gemeente vooraf? Hoe meet je of deze doelen zijn gehaald? En wat is de inzet en het effect van communicatie geweest? Ik ben daar wel nieuwsgierig naar.

Doet jouw gemeente mee? En kijken jullie er ook zo naar? Of is het gewoon geen discussie, “want de wethouder wil het …” Ik hoor het graag!

En voor alle duidelijkheid: ik vind het een hartstikke leuke en sympathieke campagne. Ik zeg ook niet dat je niet mee moet doen. Mijn oproep is: maak een afweging voor de inzet van Communicatie op basis van maatschappelijke impact en heldere doelen - want de tijd die je als team hebt kun je maar één keer inzetten …

Hartelijke groeten,

Renata

Laten we nú praten over ethisch communiceren ...

Deze week was het Kamerdebat over de #mondkapjesdeal. En we zagen alle aspecten van VOJAS-gedrag in volle glorie: Verstoppen, Ontkennen, Jokken, Aanvallen en het kiezen van de Slachtofferrol. Dit gedrag staat beschreven in de publicatie ‘Tijd voor Ethisch Communicatiemanagement’ van Jan Merton en Nico de Leeuw. En VOJAS is funest voor vertrouwen in organisaties. De auteurs houden dan ook een vurig pleidooi voor ethisch communiceren:

“Vertrouwen, daar gaat het om. Vertrouwen ontvang je. Dat krijg je of krijg je niet. Wat een ander bereid is jou te geven kan jij niet bepalen. Wat je wel in de hand kunt hebben is: betrouwbaar zijn. Pas als een organisatie betrouwbaar is, zullen belangstellenden (niet alleen de stakeholders, maar ook alle anderen die belangstellen in een organisatie) vertrouwen geven. Door het glazen-huis-effect komen mensen alles te weten en ze reageren snel. Daarom moet alles van de organisatie op orde zijn. Voor een communicatieprofessional ligt hier een uitgelezen kans. Die kan goed inschatten wat er in de buitenwereld leeft en wat voor impact een fout van de organisatie kan hebben. De communicatieprofessional moet zich daarom gaan bezighouden met hoe de organisatie functioneert. Dat betekent: buiten het eigen vakgebied treden, ethische principes toepassen en helpen de organisatie betrouwbaar te maken. Pas daarna kun je aan de slag gaan met het verhaal.”

Merton en De Leeuw geven in een interview op Frankwatching drie tips voor communicatieprofessionals:

1. Probeer het echte verhaal te vatten, en daarin meerdere perspectieven mee te nemen. Wanneer je een frame gebruikt, kijk dan ook wat voor consequenties het ethisch gezien heeft.

2. Organiseer op een rustig moment eens een brainstorm/ intervisie over dit onderwerp. Verken met je opdrachtgever en je collega’s hoe zij erin staan. Bestaat er een gedragscode? Zo niet, maak er dan samen eentje. Als er al een bestaat, houd deze code levend.

3. Adviseer je opdrachtgever om open en eerlijk te zijn. Vroeg of laat belandt toch alles op straat. Spreek regels met elkaar af die ‘betrouwbaar zijn’ stimuleren. Creëer een veilige omgeving om anderen te mogen aanspreken als ze deze regels niet nakomen.

Ik kan je aanraden ‘Tijd voor ethisch communicatiemanagement’ juist nu (weer) te lezen. Niet alleen vanwege het beschamende gedoe rond de #mondkapjesdeal. Maar ook omdat bij de gemeenten allemaal nieuwe besturen met frisse moed aan de slag gaan. Als er een moment is om met elkaar te bepalen hoe je in de gemeenschap met elkaar wilt omgaan en welke waarden daarbij horen: dan is het nu!

Hartelijke groeten,

Renata

Hoe voorkom je dat een persbericht een vage compromistekst wordt?

Beste lezer,

Veel overheidsorganisaties versturen één tot meerdere keren per week een persbericht. En eerlijk gezegd: de kwaliteit en impact laten vaak te wensen over. Hoe komt dat en wat kun je er aan doen?

Afstemmingscircus leidt tot vage compromisteksten

Het zal je niet onbekend voorkomen: een persbericht moet vaak door vele mensen gezien en goedgekeurd worden. De vakafdeling moet zelf een concept-tekst maken, iemand van Communicatie gaat die dan redigeren en de bestuurder vindt er vervolgens ook nog van alles van . En met een beetje pech moet dat hele rondje nog een keer.

Ik leerde onlangs van Martijn Jacobs, directeur van Loo van Eck, de term ‘de verborgen lezer’ (zie dit korte videofragment uit de Direct Duidelijk Tour). Dat is de persoon die met een rode pen door jouw tekst gaat. En als je dat als schrijver een paar keer is overkomen, dan ga je daar op den duur rekening mee houden. Met andere woorden: dan ga je schrijven zoals je denkt dat het van je wordt verwacht …

Een best aardige tekst loopt dan de kans te eindigen als een vage mededeling met nietszeggende citaten. Zonde, want daar schiet je echt je doel mee voorbij.

Het leidt tot vaagtaal die de nieuwswaarde (en daarmee de mogelijke impact) ondersneeuwt. En je krijgt slecht leesbare, rommelige teksten, doordat de structuur in dit proces totaal verloren raakt.

Wat gaat er vaak mis in een persbericht?

In veel persberichten zie ik het volgende mis gaan:

• Het is onduidelijk wat het nieuws of de nieuwswaarde is. Of die zit ergens verstopt in de loop van de tekst.

• De tekst begint met nietszeggende algemeenheden: “De wereld om ons heen verandert in hoog tempo.”

• Het perspectief van de zender staat voorop: “Wij als [organisatie X] vinden het heel belangrijk dat …”

• Iedereen die de betrokken is geweest wordt genoemd: “We hebben overleg gehad met stakeholders en partners en al hun goede ideeën hebben we meegenomen.”

• Het is teveel en/of ongestructureerd – daardoor is onduidelijk wat de kern van het verhaal is voor de lezer: “We hebben dit gedaan en dat en ook nog dat en dit is ook nog belangrijk en lees ook nog even dit.”

• De links naar essentiële verdiepende informatie - zoals onderliggende onderzoeken of rapporten - worden vergeten.

Mijn tips om dit te voorkomen

Algemene tips over hoe je een goed persbericht schrijft, vind je bijvoorbeeld bij het ANP.

Ik geef je graag drie tips die meer op het proces zijn gericht:

1. Plan eens een sessie met het bestuur om te reflecteren op de persberichten die de afgelopen maand de deur uit zijn gegaan. Kijk samen met hen door de bril van de mensen voor wie de boodschap eigenlijk is bedoeld (nog leuker: samen met die mensen!). Welke persberichten landen dan goed? En welke schieten totaal hun doel voorbij? Ik heb dat laatst een keer gedaan en het leidde tot een ontzettend geanimeerd en goed gesprek. Mét inzicht bij de bestuurders dat ze met slechte persberichten zichzelf in de voet schieten.

2. Analyseer het proces voor persberichten in jouw organisatie: is dat wel op de meest handige manier ingericht? Bij veel organisaties moet de vakafdeling zelf de concept-tekst schrijven, omdat team Communicatie daar geen tijd voor heeft. Maar kost het redigeren en afstemmen via de mail niet méér tijd dan even samen voor een tekst gaan zitten? Heb je heldere criteria om te kunnen besluiten of een persbericht wel het goede middel is? En waar moet een goed persbericht eigenlijk aan voldoen?

3. Bestuurders willen over het algemeen graag delen wat ze bereiken. Regelmatig daarover persberichten uitsturen lijkt soms bijna een gewoonte. Probeer daarom samen met hen alternatieven uit die meer impact en betrokkenheid creëren dan een standaard persbericht. Onderbouw dat - indien mogelijk - ook met data over bereik en engagement. En blijf de relevantie en nieuwswaarde voorop stellen, ook als dat leidt gedoe en lastige gesprekken.

Er valt nog veel meer te zeggen over het maken van fatsoenlijke persberichten. Of over het nut van het middel op zich. Maar dan wordt dit een erg lange nieuwsbrief.

En ik ben eigenlijk wel benieuwd of je het bovenstaande herkent? Of is jouw organisatie juist knettergoed in persberichten? Is het proces bij jullie helemaal op orde? Ik ontvang graag goede voorbeelden.

Als je met de persberichten worstelt: waar loop je dan vooral tegenaan? Of is jouw organisatie helemaal gestopt met het versturen van persberichten? En wat is dan het alternatief?

Hartelijke groeten,

Renata

Lage opkomst bij de verkiezingen ... en nu?

Beste lezer,

De verkiezingen zijn geweest en we kijken terug op een historisch lage opkomst. Wat betekent dat voor de komende tijd? En waar moeten we als communicatieprofessionals alert op zijn?

Let juist op de mensen die niet zijn gaan stemmen

In de reacties op de lage opkomst lees je regelmatig: “Niet kiezen is komende vier jaar ook niet zeuren”. Pas echt op met dit frame. Marije van den Berg beschreef het mooi in haar bijdrage op BNR-radio. Zij benadrukt dat het gemeentebestuur er is voor iedereen, ook de mensen die niet gingen stemmen. Er zijn mensen bij wie stemmen door omstandigheden niet bovenaan hun prioriteitenlijst staat. En realiseer je dat mensen onder de 18 nog niet mogen stemmen, net als mensen die nog geen vijf jaar in Nederland zijn.

En ook hiervoor geldt: kijk naar de oorzaken. Komende tijd wordt hier weer onderzoek naar gedaan, maar een aantal oorzaken kennen we echt wel. Bijvoorbeeld het gevoel ‘dat het toch niet uitmaakt, want ze luisteren toch niet.’ Meer over de oorzaken van de lage opkomst vind je onder andere in dit artikel op Stuk Rood Vlees (of luister de podcast).

Het is hoe dan ook belangrijk dat mensen zien dat de overheid - en in dit geval de gemeente - bezig is met wat voor hen echt belangrijk is. En dat zij serieus worden genomen. Wij kunnen daar als communicatieprofessionals echt veel aan bijdragen. Door consequent de maatschappelijke opgaven centraal te stellen. En ons telkens af te vragen: wat hebben inwoners en ondernemers hier nu echt aan? Wat verwachten ze van ons? Zoals Betteke van Ruler jaren geleden al zei: “We moeten van 90% zenden naar 80% luisteren.”

Als er een moment is waarop we moeten stoppen met eindeloos zenden, dan is het nu wel!

Nóg meer aandacht voor participatie: tijd om positie te kiezen!

Komende periode worden de coalitie- en raadsakkoorden geschreven. Ik verwacht dat de slechte opkomst bij de verkiezingen aanleiding zal zijn nóg meer in te zetten op participatie.

Bij mijn opdrachtgevers zie ik dat er een groot beroep wordt gedaan op team Communicatie als het gaat om participatie. Ook uit het onderzoek naar de Organisatie van communicatie bij gemeenten blijkt dat - hoewel de mate van betrokkenheid sterk varieert. Veel teams worstelen daar ook mee: is het een aparte tak van sport? Of moeten ze het naar zich toe trekken - terwijl het al zo druk is?

Mijn advies is daar echt positie in te kiezen. Maak het gesprek hierover expliciet - binnen je eigen team en met de organisatie. Wees alert op de verantwoordelijkheid van bestuur en management, want goede participatie kan alleen als het in de haarvaten van de organisatie zit. Het gaat immers uiteindelijk om inclusief beleid en goede besluiten - en dat lukt niet alleen met communicatie …

Opkomstbevordering: evalueer de tijdsinvestering en het resultaat

En dan nog een heel praktisch punt. Veel teams Communicatie hebben veel tijd geïnvesteerd in de opkomstbevordering. Natuurlijk is de gemeente verantwoordelijk voor het organiseren van de verkiezingen en een goed verloop daarvan. Maar zijn het niet de politieke partijen en de gemeenteraden die primair verantwoordelijk zijn voor de opkomstbevordering? En werken algemene oproepen om te gaan stemmen wel (als je kijkt naar de motivaties van de mensen die niet stemmen)?

Je kunt hier een ideologische discussie over voeren. Maar je kunt ook kijken naar de hoeveelheid uren die er in zijn gestoken - en het resultaat dat daarmee is behaald. Zijn mensen gaan stemmen door gemeentelijke uitingen? Welke hebben wel geholpen en welke niet? Is de inzet van die uren te verantwoorden - zeker in het geheel van alles dat op het bordje ligt bij team Communicatie? Ik kan je aanraden dit in je eerste kwartaalrapportage van dit jaar voor bestuur en management mee te nemen. En als je die nog niet maakt er nu mee te beginnen ;-)

Hartelijke groeten,

Renata

Een nieuwe crisis - hoe ga je daar als team Communicatie mee om?

Beste lezer,

Nauwelijks bekomen van de extra inzet van team Communicatie voor de coronacrisis dient zich nu de volgende crisis aan. Of misschien wel de volgende crisissen. De vraag aan de Veiligheidsregio’s voor de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne komt in de praktijk bij de gemeenten terecht. De gemeente Vijfheerenlanden stelt zelfs het gemeentehuis van Meerkerk beschikbaar voor deze opvang.

Dat deze situatie voorrang verdient is helder. Maar … je hebt als team Communicatie nog steeds dezelfde capaciteit. Bij gemeenten en Veiligheidsregio’s is vier op de vijf teams al overvraagd. En is deze periode rond de verkiezingen al heel druk.

Andere dingen kunnen dus nu even niet of minder. Hoe ga je daarmee om? Zeker als er binnenkort een nieuw gemeentebestuur staat te trappelen om aan de slag te gaan met hun ambities voor de komende vier jaar.

Ik heb een aantal tips voor je, maar ben ook erg nieuwsgierig naar die van jou!

Inventariseer waarover je nú moet communiceren

De communicatie gaat niet alleen over de opvang van vluchtelingen (door overheid en particulieren). De prijzen voor energie rijzen de pan uit - wat betekent dat voor mensen die nu al slecht rond kunnen komen? En wat kunnen we (extra) doen om huizen te isoleren en de energietransitie te versnellen? Welke ondernemers worden geraakt door de sancties en wat betekent dat? Hoe ga je ermee om als jouw organisatie gas afneemt van GazProm Energy NL? En zijn inwoners voldoende voorbereid op verslechtering van de situatie?

Maak omgevingsbeelden

Deze crisis is een meerkoppig monster. Op verschillende terreinen zijn verschillende ingrepen nodig. Maak daarom omgevingsbeelden van de issues uit de inventarisatie. Welke vragen leven er en welke behoefte aan informatie is er? Wat kun je vanuit Communicatie doen en wat is je advies aan bestuur, beleid en uitvoering? Maak ook inzichtelijk dat de communicatie over meerdere issues gaat en welke impact deze issues hebben op andere communicatieprioriteiten.

Registreer je uren

Ja, ik weet het, het is al ontzettend druk. En het voelt ook vast niet als het meest urgente nu, misschien wel iets te ‘blauw’ voor deze fase … Maar probeer het toch te doen. Het is de enige manier om inzichtelijk te maken - voor jezelf, maar ook voor bestuur en directie - hoeveel extra tijd deze crisis vraagt van Communicatie. Op basis daarvan kun je veel beter besluiten of extra inhuur nodig is en hoeveel. Al was het om straks het werk in te kunnen halen dat nu blijft liggen …

Maak een impactrapportage

In een impactrapportage zet je op een rijtje welke inzet wordt gevraagd van Communicatie, wat het effect is van de inspanningen, hoeveel tijd dit kost en of en hoe je dat kunt opvangen? Is er voldoende flexibele ruimte binnen de bestaande capaciteit of is er (tijdelijk) extra inhuur nodig of kun je andere dingen (tijdelijk) minder doen?

Binnen ‘Communiceren met focus’ gebruiken we het tijdsmodel. Je kunt je tijd aan drie soorten Tijd besteden: Vaste tijd, Actuali-Tijd en Priori-Tijd. Vanwege de crisis ben je waarschijnlijk veel meer tijd dan gepland kwijt aan actualiteit. Dat kan niet anders dan ten koste gaan van de Vaste tijd (onderhoud van je communicatie-infrastructuur en communiceren over terugkerende gebeurtenissen) of de de Priori-tijd (de communicatieprioriteiten voor komend jaar).

Dit kun je inzichtelijk maken via je impactrapportage. Bespreek deze met bestuur en management en maak samen keuzes voor de komende tijd.

Sterkte met de drukte! En ik hoor het graag als jij een aanvullende tip hebt. Ook als je bij een andere overheidsorganisatie dan een gemeente of Veiligheidsregio werkt.

Hartelijke groeten,

Renata

Wordt taalniveau A2 de nieuwe standaard voor overheidsteksten?

Beste lezer,

Onlangs kwam een interessant onderzoek uit naar ‘het meest optimale taalniveau voor communicatie op Rijksoverheid.nl’. In dit onderzoek zijn teksten op het huidige taalniveau B1 en het ‘lagere’ taalniveau A2 vergeleken. Op de website van het SLO vind je een uitleg over het Europees Referentiekader voor de Talen.

Ik wil graag een paar opvallende inzichten uit het onderzoek met jullie delen:

• De A2-teksten worden sneller gelezen dan de B1-teksten. Dit verschil treedt vooral op bij laagopgeleiden en mensen met een gemiddeld opleidingsniveau.

• Iedereen (laag, midden en hoog opgeleid) blijkt de B1-teksten net zo goed (of slecht) te begrijpen als de A2-teksten. Kortom, het A2 taalniveau leidt niet tot meer tekstbegrip.

Taalniveau is niet hetzelfde als begrijpelijkheid

Dat laatste is een belangrijk inzicht. Want het taalniveau zegt eigenlijk niets over de begrijpelijkheid van een tekst. Een tekst die niet aansluit op de werkelijkheid van de ontvanger (of die nu hoog- of laagopgeleid, wel of niet laaggeletterd is) zal niet goed worden begrepen. Bovendien is het goed te beseffen dat het Europees referentiekader ontwikkeld is om de beheersing van een vreemde taal te kunnen meten. Ook de vaak gehoorde claim dat ‘80% van de Nederlanders een tekst op B1-niveau begrijpt’ is niet wetenschappelijk onderbouwd.

Alleen streven naar een bepaald taalniveau is dus onvoldoende om inclusief te communiceren. Als je hier meer over wilt weten, dan raad ik je aan de aflevering van de Direct Duidelijk Tour te kijken waarin we ‘De zin en onzin van taalniveau B1’ hebben besproken. En ik schreef eerder een artikel over waar je op moet letten als je duidelijk wilt communiceren voor iedereen.

Teksten op A2-niveau worden positiever beoordeeld

Uit het onderzoek blijkt verder dat de A2-teksten positiever worden beoordeeld. Dit verschil is het sterkst bij laagopgeleiden. Zij ervaren de A2-teksten als duidelijker en prettiger om te lezen. De A2-teksten worden niet negatiever beoordeeld door hoogopgeleiden. Ook dit is een belangrijk inzicht, omdat we bij het vereenvoudigen van teksten vaak de aanname horen dat hoogopgeleiden de teksten dan negatiever beoordelen.

Volgens de onderzoekers kunnen teksten vooral verbeterd worden door moeilijke woorden en lange zinnen te vermijden. Het verdient ook aanbeveling voorbeelden en verwijzingen naar andere ondersteunende informatiebronnen te geven.

Je vindt het volledige onderzoek op de website van Communicatierijk.

Zullen we van ‘direct duidelijk’ de standaard maken?

Ik ben wel heel blij met de aandacht vanuit de rijksoverheid voor duidelijke taal. Dat zien we bijvoorbeeld ook terug in de informatie over corona ‘in eenvoudige taal’. Het zou mooi zijn als dit de standaard wordt en we die ook niet meer als ‘eenvoudig’ benoemen. En voor iedereen die meer wil weten is er dan nog extra en meer gedetailleerde informatie.

Ik ben erg benieuwd: hoe denk jij hierover? En is in jouw organisatie het gesprek al geopend over ‘Van B1 naar A2-niveau’? Of kost het al moeite om überhaupt aandacht te krijgen voor duidelijke taal? Ik hoor het graag.

Hartelijke groeten,

Renata

Regionale samenwerking - wat betekent dat voor (lokale) communicatie?

Beste lezer,

Deze week zat ik samen met Aart Paardekooper bij een team Communicatie aan tafel en ging ons gesprek over een regionaal samenwerkingsverband waar de gemeente deel van uitmaakt. De vraag was: is dit samenwerkingsverband voor onze gemeente een communicatieprioriteit? Want de bestuurder vindt de regionale samenwerking heel belangrijk …

Dit is een heel interessant vraagstuk. Want alle gemeenten werken steeds meer samen in regionale samenwerkingsverbanden, bijvoorbeeld op het gebied van afvalverwerking, veiligheid, gezondheid of mobiliteit. Elk van die samenwerkingsverbanden timmert op het eigen terrein flink aan de weg. En wil heel graag communiceren over al het moois dat voor inwoners en ondernemers wordt gedaan.

Maar … zitten inwoners en ondernemers daar wel op te wachten? En zo ja, wat is voor hen dan relevant? En op welk moment? Vinden zij het relevant of hun gemeente iets zelfstandig realiseert of als onderdeel van een samenwerkingsverband?

Mijn eigen gemeente Delft maakt deel uit van 50 samenwerkingsverbanden. Sommige komen me bekend voor, zoals Avalex (want die halen het afval op) en de Regionale Belasting Groep (want die innen mijn lokale belastingen). Andere heb ik nog nooit van gehoord, zoals Innovatief Haaglanden of de Omgevingsdienst Haaglanden. De Metropool Regio Den Haag Rotterdam ken ik alleen omdat ik daar toevallig een keer een opdracht voor heb gedaan.

Ben je benieuwd van welke samenwerkingsverbanden jouw gemeente deel uitmaakt? Je kunt zelf makkelijk een overzicht maken met behulp van de RegioAtlas.

En nu ben ik heel nieuwsgierig: staan de regionale samenwerkingsverbanden bij gemeentelijke teams Communicatie op het netvlies? Inwoners betalen via de gemeente mee aan al deze organisaties - weten zij dan ook wat ze daar aan hebben? Wie vertelt dat aan hen? Is dat de gemeente waar ze wonen of proberen al deze organisaties dat zelf voor het voetlicht te brengen? En welke invloed hebben inwoners op wat daar allemaal gebeurt? Welke rol spelen deze organisaties in het realiseren van maatschappelijke opgaven en bestuurlijke ambities? Waar begint en eindigt hun rol - ook in Communicatie? Rijden lokale en regionale communicatie elkaar wel eens in de wielen?

Het regionale samenwerkingsverband van het voorbeeld uit het begin houdt zich onder andere bezig met woningbouw. Toen we ‘m gingen afpellen bleek dat vooral over het ondersteunen van de lobby in Den Haag te gaan. Zodra een plan voor woningbouw concreet wordt is de gemeente aan zet - van participatie tot projectcommunicatie. Maar het samenwerkingsverband wil wel graag dat het 'merk’ bekend wordt en dat alle communicatie wordt voorzien van hun logo en huisstijl. Is dat nu handig of niet? De meningen aan tafel verschilden … Zeker omdat er in de organisatie nog best discussie was wat lokaal echt van de regionale belofte kan worden gerealiseerd …

Heb jij hier ervaring mee? Of een mening over? Ik hoor het graag! Je kunt altijd antwoorden op deze nieuwsbrief.

Hartelijke groeten,

Renata

Trendrapport Communicatie rijksoverheid - raakt de overheid overspannen?

Beste lezer,

De Dienst Publiek en Communicatie van het ministerie van Algemene Zaken publiceerde recent een geactualiseerde trendanalyse over overheidscommunicatie. Je vindt het hele rapport ‘Aan de slag!’ als pdf en als webpublicatie op de website van CommunicatieRijk.

Michiel Haighton, hoofd Communicatie bij de gemeente Apeldoorn, schreef voor C (het vakblad van beroepsorganisatie Logeion) een artikel over de trendanalyse. Daarin gaat hij vooral in op de trend #overheids-burnout. Hij interviewde een aantal vakgenoten hoe zij hier tegenaan kijken en vroeg ook om mijn reactie. Die deel ik bij deze graag met je:

“Dat de druk voor de overheid oploopt, herken ik zeker. Deze trend komt ook overeen met de resultaten van een onderzoek dat ik eind 2021 deed naar de organisatie van Communicatie bij gemeenten. Maar liefst 80% van de teams Communicatie geeft aan onderbezet te zijn en 70% noemt dat zelfs structureel. Ze krijgen steeds meer werk op hun bordje - zonder dat de capaciteit toeneemt.

Ik merk alleen dat ik moeite heb met de term ‘overheids-burnout’. Ik vind niet duidelijk gedefinieerd wat dat dan betekent. En: met deze term stel je de overheid zelf centraal. Terwijl ik denk dat een grote groep burgers inmiddels oververmoeid raakt van de overheid. Zij hebben te maken met onbegrijpelijke procedures, onduidelijke taal en worden vaak - zonder daadwerkelijk geholpen te worden - van het kastje naar de muur gestuurd. Verhalen van burgers zijn hartverscheurend - en die gaan echt niet alleen over de grote affaires, maar ook over de dagelijkse dienstverlening.

En ja, we moeten begrip hebben voor de druk en de dilemma’s waar ambtenaren mee te maken hebben. Maar we moeten vooral inwoners en ondernemers voorop blijven stellen. Politici én ambtenaren hebben allemaal de opdracht de overheid eerlijker en eenvoudiger te maken. Communicatie kan daarbij een zeer belangrijke rol spelen. Door te signaleren waar mensen hun organisatie als te ingewikkeld ervaren. En duidelijk te maken wat goed communiceren daarbij kan betekenen, maar óók wanneer er iets anders moet gebeuren.

Bijvoorbeeld: gemeenten hebben vaak tientallen regelingen voor mensen met (te) weinig inkomen. Ook als je heel goed communiceert, mist een deel van de mensen deze informatie. Er moet dan dus iets anders gebeuren. De gemeente Utrecht werkt nu samen met ICTU aan een virtueel inkomensloket. Mensen voeren daar één keer hun gegevens in en krijgen - op basis van de geldende regelgeving - de regelingen aangeboden die voor hen van toepassing zijn. Dát is een overheid die werkt op basis van de menselijke maat - en tegelijkertijd een hoop onnodige kosten en gedoe vermijdt.”

Ik ben heel benieuwd hoe jij hier tegenaan kijkt en welke van de trends jij vooral herkent in de praktijk?

Hartelijke groeten,

Renata

Vragen over bestuurscommunicatie, podcast crisiscommunicatie en onderzoek bij veiligheidsregio's

Beste lezer,

Deze week in mijn nieuwsbrief:

• vragen over bestuurscommunicatie

• in gesprek met Roy Johannink en Dianne Deurloo in Crisiscommunicatie. De podcast.

• resultaten onderzoek naar organisatie van Communicatie bij veiligheidsregio’s

• leestips van deze week, onder andere over corona, gemeenteraadsverkiezingen, houtstook en de WOB

Vragen over bestuurscommunicatie

Deze week vroeg ik via LinkedIn aan communicatieadviseurs die bij of voor de overheid werken: wat versta jij onder bestuurscommunicatie? Welke rol/taken vervul je in die functie? En ken jij een goede definitie uit de vakliteratuur?

Ik zie bij de overheid namelijk twee bewegingen: bij de ene organisatie worden bestuurscommunicatie en Communicatie uit elkaar gehaald. Bij de andere juist weer samengevoegd. In beide processen zie ik de zoektocht: wat doen bestuurscommunicatieadviseurs en wat doen de andere collega’s van Communicatie? Wat doen ze samen en wanneer is er toch echt een verschil in rollen en taken?

Deze vragen worden duidelijk herkend, ik kreeg best veel reacties. Maar … nog niet echt duidelijke antwoorden. Ik heb er zo mijn eigen gedachten over, maar ik ben eigenlijk benieuwd hoe bestuurscommunicatie in jouw organisatie wordt ingevuld en hoe je aankijkt tegen deze discipline. Daarom besloot ik met Aart Paardekooper de eerste vragenlijst van het gloednieuwe Onderzoekspanel overheidscommunicatie aan deze vragen te wijden. Als je al lid bent van het panel, dan heb je de vragenlijst via de mail gekregen. Je kunt ‘m ook nu meteen invullen (ook als je nog geen lid bent van het onderzoekspanel).

Crisiscommunicatie: de podcast

Onlangs was ik te gast in de podcast van Dianne van Deurloo en Roy Johannink over crisiscommunicatie. Ik vond het best een spannend gesprek, want ik ben geen specialist in crisiscommunicatie. Maar het werd een ontzettend leuke gedachtenwisseling over de zoektocht van Dianne en Roy: Want wat maakt crisiscommunicatie zo buitengewoon? Of is het toch gewoon communicatie? Luister zelf en ik ben benieuwd hoe jij hier tegenaan kijkt!

Onderzoek naar de organisatie van Communicatie bij veiligheidsregio’s

Afgelopen week publiceerde ik ook de resultaten van een onderzoek naar de organisatie van Communicatie bij de veiligheidsregio’s. Dat onderzoek hebben we tegelijk uitgevoerd met hetzelfde onderzoek bij gemeenten. En wat echt opvallend is: in beide onderzoeken geven teams Communicatie in 80% van de gevallen aan onvoldoende capaciteit te hebben. Dat is dus echt de uitdaging van dit moment …

Hartelijke groeten,

Renata

Grensoverschrijdend gedrag - wat kunnen wij als communicatieprofessionals doen?

Beste lezer,

Deze week stond in het teken van grensoverschrijdend gedrag. Het is goed dat we het gesprek met elkaar hierover nu eens echt gaan voeren. Wat mij betreft moet dat veel breder dan alleen seksueel grensoverschrijdend gedrag. Want dit is het ook het weekend dat NRC bericht over een digitale knokploeg van de FvD, die het gemunt heeft op politici. We lazen ook dat het aantal bedreigingen tegen raadsleden sinds 2015 is verdrievoudigd.

Ik ben echt steeds ongeruster over hoe onze maatschappij en democratie zich ontwikkelt. Het is niet normaal wat mensen die zich met hart en ziel inzetten voor de gemeenschap te verduren hebben. Wie wil er straks nog de politiek in als dat voor jou als persoon gewoon risicovol is? Wie wil er nog voor de overheid werken als die telkens de grote boeman lijkt?

Soms voel ik machteloos tegen dit soort grote ontwikkelingen. Tegelijkertijd maakt het me strijdbaar en probeer ik te bedenken: wat kan ík nu doen?

Een van de dingen waar ik heilig in geloof is dat we niet de symptomen moeten bestrijden, maar de oorzaak. En als communicatieprofessional denk je misschien: dat ligt toch vooral bij politiek en beleid? Maar ik denk dat we vanuit ons vak ook een grote verantwoordelijkheid hebben. Ook wij moeten ons richten op de maatschappelijke opgaven. En ons niet teveel te laten afleiden door allerlei intern geneuzel, maar onze ogen op de samenleving houden. Wat speelt er, wat doet er werkelijk toe, hoe kunnen we als overheid écht van betekenis zijn? Help politiek en beleid om die focus te krijgen en te houden!

Herken je de onrust die ik voel? En hoe ga jij daarmee om? Ik ben ook heel benieuwd of jouw team of organisatie hier wel eens het gesprek over voert? Zo ja, dan ben ik erg benieuwd naar jullie inzichten. Laat je het aan me weten?

Hartelijke groeten,

Renata

Zullen we in 2022 stoppen met beleidsbabbel?

Beste lezer,

Afgelopen week zat ik letterlijk in een huisje op de hei om te schrijven. Dat deed ik samen met Marije van den Berg. Je kent haar misschien van haar boek ‘Stop. Stopstrategie voor organisaties’. Nu schrijft ze een boek over ‘de beleidsbubbel’ en waarom we die ‘liefdevol’ moeten laten leeglopen. Ze gaf hierover ook een prachtige lezing tijdens de conferentie Gebruiker Centraal, die kun je nu ook terugkijken.

De beleidsbubbel wordt voor een (groot) deel ook gecreëerd door taal. We pompen een eindeloze stroom van beleidsnota’s, visies en verkenningen door alle overheidsorganisaties. En bij heel veel daarvan vraag ik me af: wat staat hier nou? Wat gaat er nu echt veranderen en wat is daarvan de betekenis voor inwoners en ondernemers? Als dat niet direct duidelijk is, dan noem ik het voortaan ‘beleidsbabbel’.

Vaak zeggen ambtenaren dan: maar die stukken zijn ook niet bedoeld voor inwoners. Dat is maar de vraag, want als het goed is doet de overheid haar werk voor burgers. En het is bijvoorbeeld ook voor de gemeenteraad fijn als de stukken een beetje te lezen zijn. Bovendien worden heel veel van die stukken actief bij inwoners onder de aandacht gebracht via een persbericht of artikel in de lokale krant.

In mijn eigen lokale huis-aan-huis-krant, De Delft op Zondag, stond bijvoorbeeld een artikel over het project ‘Ruimte voor de binnenstad’. Daarin lees ik dat de gemeente een ‘brede kwaliteitsimpuls’ wil doen voor de ‘openbare ruimte’, omdat ‘schaarste’ tot keuzes dwingt. Mijn gemeente wil werken aan de ‘leefbaarheid, luchtkwaliteit, gezondheid en bereikbaarheid’ van de binnenstad. Er komt een ‘parkeertransitie’ met als doel het ‘reduceren’ van geparkeerde auto’s en dit te ‘faciliteren’ op andere plaatsen, zodat de vrijgekomen ruimte kan worden ‘ingezet voor andere doeleinden’. Die doeleinden blijken dan onder andere te zijn ‘klimaatadaptatieve maatregelen’ en ‘ruimte voor verblijven’.

Zo kan ik nog wel even doorgaan, terwijl ik nog maar twee alinea’s heb gelezen. En ja, je kunt je afvragen waarom de journalist in kwestie deze beleidsbabbel klakkeloos overneemt. Maar ook waarom de gemeente zulke abstracte woorden gebruikt voor hele concrete voornemens (die ook echt wel in het plan voor de binnenstad staan)? Is het een blinde vlek, onvermogen of ongemak om het beestje bij de naam te noemen?

En het kan echt anders. Kijk maar eens naar dit onderzoek van de Algemene Rekenkamer naar het beleid om weidevogels te behouden. Het nieuwsbericht laat niets te raden over: “Acht keer zoveel geld, maar de helft minder grutto’s.” Het staat er gewoon. Knappe journalist die daar nog van maakt (om met de woorden van de minister te spreken in haar reactie): “Ondanks de toename van het beschikbare budget voor het ANLb en een toename van het areaal beheerd gebied laten de cijfers zien dat de dalende trend van het aantal grutto’s nog niet is gestabiliseerd.”

Voor mij wordt 2022 het jaar van ‘Stop met de beleidsbabbel!’. Doe je mee? Ik vind het leuk als je me inspirerende voorbeelden en de allerbeste tips stuurt, die ik weer kan delen! En deel vooral ook de successen en succesjes die je zelf in je organisatie hiermee behaalt (en hoe dat jou lukt).

Hartelijke groeten,

Renata