De communicatieve organisatie is een sprookje ...
Beste lezer,
Er was eens een team Communicatie dat de organisatie communicatiever wilde maken. Ze zorgden voor een toolkit op het Intranet, vonden enthousiaste taalambassadeurs en verzorgden een serie trainingen over factor C. Deze cadeautjes werden dankbaar aangenomen door de organisatie. Maar … werd de organisatie hierdoor écht communicatief? Of bleven ze net zo'n groot beroep doen op het team Communicatie als daarvoor?
Het antwoord laat zich raden … de communicatieve organisatie is een beetje een sprookje. En dat komt omdat we eigenlijk nooit met elkaar bespreken wat dat nou precies is. Het klinkt als iets waar je niet tegen kunt zijn. Want wie wil dat nou niet: een organisatie die goed communiceert? Maar ja, we weten ook dat niet iedereen in de organisatie even goed kán communiceren. En ergens vinden we Communicatie ook een vak. Dus wat verwachten we dan van alle collega’s? En wat van team Communicatie?
En dan die arme collega’s. Die moeten niet alleen communicatief zijn, maar ook politiek-bestuurlijk gevoelig en omgevingssensitief, verbindend en participatief, werken volgens de bedoeling met de nodige empathie, creatief genoeg voor maatwerk, ondertussen wel heel resultaatgericht en ook nog een beetje innovatief als het kan. De gemiddelde organisatie vraagt nogal wat van medewerkers als je de organisatievisies erop naleest.
Als binnen jouw team wordt gesproken over ‘de communicatieve organisatie’ dan wil ik je een paar vragen ter overweging meegeven:
Van wie moet de organisatie communicatiever worden? Spoiler: als dit alleen een ambitie van team Communicatie is, dan loopt het sprookje niet gelukkig af, want dan wordt er door niemand op gestuurd.
Waarom moet de organisatie communicatiever worden? Welk probleem los je daar (precies) mee op?
Wat versta je onder een communicatieve organisatie? Maak expliciet wat je verstaat onder communicatie als vaardigheid voor alle medewerkers. Bespreek met directie en MT hoe zij hier tegenaan kijken. Hoe kunnen zij hun medewerkers helpen om deze vaardigheid (beter) te gaan beheersen? Krijgen zij opleiding en ondersteuning aangeboden? Wordt communicatieve vaardigheid een criterium bij aanname van nieuw personeel? En onderdeel van functionerings- en beoordelingsgesprekken?
Wat wordt van team Communicatie precies verwacht als bijdrage aan de communicatieve organisatie? En hoeveel tijd reserveer je daarvoor structureel (voor wie het Tijdsmodel kent van Communiceren met focus: de Vaste Tijd)? Kun je die tijd eigenlijk wel vrijmaken binnen de bestaande formatie? Zo ja, welke andere structurele taken moeten daarvoor wijken? Of moet er capaciteit bij? Als de organisatie die capaciteit niet wil vrijmaken, hoe belangrijk is ‘de communicatieve organisatie’ dan?
Zijn je communicatiewaarden duidelijk, dus weet je ook hoe je kunt meten of de organisatie voldoende communicatief vaardig is? Bijvoorbeeld: je wilt als organisatie ‘begrijpelijk’ communiceren. Dat betekent dat je van medewerkers als communicatievaardigheid vraagt om begrijpelijke informatie (intern en extern) te produceren. Als uit omgevingsanalyse of onderzoek blijkt dat inwoners de communicatie niet begrijpen, dan moeten directie en MT daarop bijsturen bij de betreffende afdeling.
En begrijp me goed: ik vind het geen onzin om te werken aan een communicatieve organisatie. Want communicatief vaardige medewerkers zijn essentieel voor het goed kunnen functioneren van de overheid en daarmee voor de betrouwbaarheid. Maar het werken aan ‘de communicatieve organisatie’ als doel op zich is gewoon niet zo kansrijk. Het is als ambitie meestal te groot en te ongericht. Zeker als deze ambitie niet wordt gesteund door concreet organisatie- en personeelsbeleid met bijbehorend leiderschap.
Ik ben benieuwd of je dit herkent of niet. Als jouw team wél successen heeft geboekt met het communicatiever maken van de organisatie, dan hoor ik graag je voorbeeld en wat de succesfactor is.
Hartelijke groeten,
Renata