Communicatie bij gemeenten: meer werk, maar niet meer capaciteit

19 december 2021

Uit onderzoek naar de organisatie van Communicatie bij gemeenten blijkt dat 80% van de teams onvoldoende capaciteit heeft. Bij 70% is dat zelfs een structureel probleem. Uit de toelichtingen van respondenten blijkt dat het aantal taken is toegenomen, maar de capaciteit niet evenredig is meegegroeid. Er spelen grote dossiers, zoals de energietransitie, Omgevingswet en corona. Ook hebben veel gemeenten inmiddels een newsroom - of overwegen daar binnenkort mee te starten - om vragen en signalen uit de samenleving op te vangen en intern door te vertalen. Tot slot wordt op het gebied van participatie in toenemende mate een beroep gedaan op team Communicatie. Keuzes maken is dus nodig. Dat blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn, omdat bestuur en organisatie (erg) veel belangrijk vinden.

Het aantal fte’s dat een team Communicatie heeft varieert enorm. Dat is natuurlijk niet zo gek, omdat het aantal inwoners per gemeente ook flink kan verschillen. Het kleinste aantal fte in het onderzoek is 0,6 fte bij een gemeente met 8.000 inwoners. Het grootste aantal fte in het onderzoek is 35,3 fte bij een gemeente met 234.000 inwoners. 

Te weinig capaciteit - waardoor komt dat?

De meeste teams geven aan te weinig capaciteit te hebben doordat de vraag naar ondersteuning door de organisatie groter is dan ze kunnen leveren (89%). Ook het extra werk vanwege corona wordt veel genoemd (42%). Bij de meeste gemeenten mogen andere afdelingen dan ook zelf extra communicatiecapaciteit regelen. Ruim de helft van de teams Communicatie heeft hier de regie op.

Respondenten zeggen over het spanningsveld tussen vragen aan en beschikbare capaciteit van Communicatie bijvoorbeeld:

“Wij merken dat er meer op ons bordje is komen te liggen.”

“Het politieke speelveld is veranderd, de politieke dynamiek verhardt.”

“We werken als gemeente aan steeds complexere opgaven.”

“Iedereen is het eens over het belang van communicatie, maar het wordt zelden vooraf meegenomen in de begroting.”

“Vaak wordt schromelijk onderschat wat Communicatie doet of kan betekenen.”

“Nu we ook veel tijd besteden aan heldere taal, is het aantal uren helemaal te krap.”

“Onze organisatie is flink gegroeid qua takenpakket en fte, maar de formatie van Communicatie is gelijk gebeven.”

“We hebben ook te maken met krapte op de arbeidsmarkt.”

“De organisatie wil graag meer capaciteit voor uitvoering en tegelijkertijd is er meer behoefte aan strategische advisering.”

Beperkte capaciteit vraagt om het maken van keuzes

Met een beperkte capaciteit moet je keuzes maken. In het onderzoek is daarom ook gevraagd naar het stellen van prioriteiten. Driekwart van de respondenten noemt de bestuurlijke prioriteiten helder, maar de helft geeft aan dat het er wel (erg) veel’ zijn. Bij bijna de helft van de teams zijn de communicatieprioriteiten helder, een kwart noemt ook die wel (erg) veel. Respondenten zeggen hierover bijvoorbeeld:

“Steeds wordt ons gevraagd: waar zijn jullie dan zo druk mee, je doet niet de juiste dingen, maak maar eens een lijstje, je moet alleen de belangrijke dingen doen. Maar elke opdrachtgever vindt zijn of haar portefeuille het belangrijkst en duidelijke richtlijnen zijn er niet. Ondertussen vallen we één voor één (tijdelijk) om…”

“Iedereen kan prioriteiten bepalen, alles is belangrijk. We maken als team deels zelf keuzes in de prioriteiten, maar worden vaak ook geregeerd door de waan van de dag. In de organisatie zijn wel prioriteiten genoemd, maar dit 'lijstje' wordt in de praktijk vaak niet gehanteerd. Dan blijkt toch alles belangrijk en vinden we het lastig keuzes te maken.”

“We maken elk jaar op basis van uitvraag bij projectleiders en MT een jaarplan maar dat voorkomt niet dat er heel van 'invliegers' tussendoor komen die ook aandacht vragen. We zijn (nog) niet zo goed in 'nee' zeggen....”

De keuze voor communicatieprioriteiten is niet eenduidig belegd. Deze wordt gemaakt door meerdere partijen binnen de organisatie. Team Communicatie maakt ze vaak zelf (bij 83% van de teams). Het college van B&W wordt bij de helft van de teams (52%) genoemd en individuele bestuurders bij 40%. Opvallend is dat ook individuele programmamanagers en projectleiders (42%) en teamleiders (42%) veel worden genoemd. Het managementteam (34%) en de directie (30%) worden het minst genoemd. Er zijn ook teams die het initiatief nemen om de communicatieprioriteiten helder te krijgen, zoals deze respondenten vertellen:

“Als team Communicatie hebben we het initiatief genomen om organisatiebreed te bepalen wat de prioriteiten moeten zijn qua communicatie. Dit gebruiken we ook als leidraad bij nieuwe taken/projecten.”

“We proberen zo goed mogelijk prioriteiten te stellen. Dat is een uitdaging voor een ambitieus bestuur en dus ook voor team Communicatie. We zijn continu kritisch hierop en tegenwoordig bespreken we eens per kwartaal binnen Communicatie of we de juiste dingen nog doen. En zo nodig betrekken we daar management/ bestuur bij.”

Betrokkenheid bij participatie

De meeste teams Communicatie zijn betrokken bij participatie, zij adviseren bestuur en organisatie (71%). Andere taken die ze oppakken zijn uitvoering (48%), het opstellen van de participatievisie (26%) en het beheer van het online participatieplatform (20%). 

De variatie in mate van betrokkenheid is groot. Zo voert één op de vijf teams de regie op participatie, terwijl  één op de tien in het geheel niet betrokken is. Dat is ook te zien in de toelichtingen. Waar het ene team participatie naar zich toetrekt, vindt het andere team het een andere tak van sport. Ter illustratie deze reacties van respondenten:

“Zeer actueel onderwerp. Wat we zien is dat dit om meer strategisch inzicht vraagt dan wat ik van mijn adviseurs kan verwachten.”

“Er wordt soms gedaan alsof participatie helemaal nieuw is, terwijl we eigenlijk gewoon doorontwikkelen en steeds beter worden in wat we al lang deden.”

Team Communicatie doet in de praktijk van alles op het gebied van participatie, maar in het algemeen is de rol nog niet helder, zoals bijvoorbeeld uit de reacties van deze respondenten blijkt:

“We zijn in gesprek met het managementteam over de rol van communicatie in het participatietraject. Hierover verschillen de inzichten.“

“Het is een speerpunt in het collegeprogramma, maar niet belegd. Teamleider is aanspreekpunt geworden en trekt de kar, zonder dat organisatie echt gefaciliteerd wordt om er mee aan de slag te gaan.”

“De raad verwacht veel van participatie en wil maar dat er nog meer tools komen, onder andere een digitaal platform. Maar we hebben nog geen visie en beleid; wij vinden het belangrijk dat die er ook komen zodat helder is wat we precies met participatie doen en willen, wanneer en vooral: wie in de lead is.”

“Het is geen formele taak van Communicatie (dus ook geen formele capaciteit), maar we hebben zelf deze rol genomen, met hulp van Omgevingsmanagers en Wijkregie.”

Signalen opvangen en vertalen via de newsroom

In het onderzoek is ook gevraagd of de gemeenten een newsroom hebben - een fysiek of online knooppunt waar signalen van buiten worden opgevangen en intern door communicatie, woordvoering en/of klantcontact worden opgepakt.

Eén op de drie gemeenten heeft een newsroom, 7,6% krijgt er binnenkort één en bijna een kwart denkt er over na. De belangrijkste taken voor de newsroom zijn: online mediamonitoring (90%), webcare (67%), produceren en publiceren van content (58%), het maken van een dagelijks omgevingsbeeld (57%) en omgevingsanalyses maken van communicatieprioriteiten en issues (51%).

Deze reacties van respondenten geven goed weer wat de verschillende fasen in ontwikkeling zijn:

“In de newsroom vertegenwoordiging buitendienst, wijkregie, klantcontact en communicatie. we halen op wat er speelt 'buiten', wat reacties zijn geweest op berichten van gemeente op socials en we bespreken geplande berichten contentkalender (evt. aanpassen).”

“De newsroom is twee jaar geleden ambitieus gestart maar het blijkt in de praktijk lastig om door te ontwikkelen naar meer dan mediamonitoring en omgevingsbeeld, dat heeft onder andere te maken met capaciteit.”

“Onze gemeente heeft nog geen newsroom maar we zien daarvan (als communicatieteam) absolute meerwaarde om het gesprek met inwoners en ondernemers aan te kunnen gaan.”

Deelnemers aan het onderzoek

Het onderzoek is uitgevoerd in november 2021 door Renata Verloop van Renata Verloop Advies & Management in samenwerking met Aart Paardekooper van Pro Public.

Er werden 116 vragenlijsten ingevuld, waarvan in totaal 105 konden worden gebruikt voor de data-analyse, waarvan sommige vanuit een werkorganisatie meerdere gemeenten bedienen. Daardoor is in het onderzoek in totaal  32% van de 352 Nederlandse gemeenten vertegenwoordigd. Gemeenten die kleiner zijn dan 50.000 inwoners zijn iets ondervertegenwoordigd, gemeenten met meer dan 50.000 inwoners oververtegenwoordigd en de vier grootste gemeenten (G4) deden niet mee.

Meer weten?

Respondenten van het onderzoek ontvangen de volledige rapportage. Daarin staat ook meer informatie over onder andere de plek in de organisatie, rollen en functies van team Communicatie.

Andere belangstellenden kunnen voor meer informatie contact opnemen met Renata Verloop.

Dit nieuwsbericht (of delen daarvan) mogen worden overgenomen met bronvermelding:
© 2021 Renata Verloop Advies & Management.